Sikker mail

Hos Sjældne Diagnoser anvender vi Citrix Sharefile til sikker mail kommunikation.
Dette betyder, at du kan sende og modtage tekster og dokumenter via en forbindelse, hvor dine personfølsomme informationer er sikret og sendes krypteret. Derved kan kun du og Sjældne Diagnosers medarbejdere se de informationer der deles.

Hvis du har brug for at dele personfølsomme oplysninger i forbindelse med rådgivning eller deltagelse i vores Sjældne-netværk, så skal der anvendes sikker kommunikation – for din skyld.

For at gøre dette ekstra niveau af sikkerhed omkring dine informationer nemmest at anvende for dig, har vi nedenfor listet de trin der gennemgås for at anvende sikker mail.

A: Indgående: Du vil gerne i kontakt med Helpline/Sjældne-netværket og sende os personfølsomme oplysninger

  1. Før der sendes personfølsomme oplysninger skal vi have dig ind i det sikrede system. Dette gøres ved at du sender en almindelig e-mail til henholdsvis Helpline eller Sjældne-netværket på et af disse direkte links:
    Send forespørgsel til Helpline om at kunne sende sikker mail til os
    Send forespørgsel til Sjældne-netværket om at kunne sende sikker mail til os
    (Ved klik på de direkte links til Helpline og til Sjældne-netværket åbnes dit mail-program, og emne vil være forudfyldt med teksten ‘Anmodning om sikker mail med Helpline’ eller ‘Anmodning om sikker mail med Sjældne-netværket’. Denne forudfyldte tekst skal du bibeholde, og i selve mailens indhold skal du skrive dit navn og ikke andet. Denne enkle mail sender du til os, og vi vender tilbage med en instruks om næste trin)
    (*Såfremt du anvender ekstern e-mail klient som gmail eller anden webbaseret mail, så må du selv udfylde e-mail modtageradresse med enten helpline@sjaeldnediagnoser.dk eller netvaerket@sjaeldnediagnoser.dk , emne-feltet med den rette ovennævnte tekst og skrive dit fulde havn i e-mailens indhold)
  2. Du modtager herefter en almindelig e-mail fra os om at vi har sendt dig en sikker mail, og denne almindelige e-mail indeholder også en kort instruks i hvordan sikker mail aktiveres.
  3. Den sikre mail vi har afsendt vil ankomme i din indbakke. Du vil se vores navn som afsender og se vores logo i indholdet. Bemærk dog at afsender mail angives som sf-notifications.com hvilket er korrekt. Det betyder at den er afsendt fra vores sikre område hos Citrix Sharefile.
    Du modtager første gang også en mail fra ShareFile Support med emnet Sharefile Confirmation Email. Denne afsendes for at du selv kan vælge adgangskode til det sikrede område, og skal bekræfte oprettelsen af din konto på vores Sharefile-løsning. Denne sendes kun første gang vi er i sikker kontakt med dig. Det er vigtigt, at du husker din selvvalgte adgangskode til senere brug. 
  4. Du kan derefter logge ind med din e-mail som bruger og din selvvalgte adgangskode, hvorefter du kan se den sikre mail vi sendte til dig. Du vil herefter kunne svare direkte og sende dokumenter til os. Alt er krypteret og sikret mod uvedkommende adgang.

B: Ud- og Indgående: Telefonisk henvendelse til Helpline eller Sjældne-netværket

  1. Når du taler med vores rådgivere telefonisk kan der bliver brug for uddybende oplysninger for at kunne yde den bedst mulige rådgivning eller til brug for at fortælle yderligere om nogle personfølsomme oplysninger.
    Du oplyser din e-mail til medarbejderen eller rådgiveren du er i kontakt med, hvorefter trin 2-4 under pkt. A ovenfor følges.

C: Udgående: Servicering af sjældne-netværk med kontaktlister o.lign.

  1. Vi sender al udgående kommunikation, der indeholder personfølsomme oplysninger, som sikker mail.
    Medlemmer af sjældne-netværket vil modtage kontaktlister via vores ovennævnte Sharefile-løsning, så de enkelte medlemmers data deles sikkert på krypteret forbindelse.